Vi parlo spesso di come sto cercando di riordinare la mia casa e le mie abitudini.
Tuttavia, per avere una vita più semplice e leggera, è necessario essere organizzati anche in ufficio.
Io lavoro in banca, allo sportello. Vi assicuro che si tratta di un lavoro ad alto carico di stress, per tutti questi motivi:
- è un lavoro a contatto con il pubblico ed il cliente – come è giusto che sia – ha sempre ragione;
- non è un tipo di lavoro programmabile: io eseguo ciò che mi viene chiesto dai clienti di volta in volta;
- ricevo richieste dai clienti davanti a me, da quelli che chiamano per telefono e da quelli che scrivono via mail (spesso contemporaneamente);
- molti dei miei clienti sono ben organizzati, ma altri non lo sono e così arrivano in banca all’ultimo con richieste che vanno eseguite prima di subito;
- per lavorare ho bisogno di molti “strumenti del mestiere” (computer, timbri, penne, calcolatrice, stampante, contabanconote, cassaforte, telefono…) che creano parecchia confusione attorno a me;
- gestire denaro è una grande responsabilità: non mi posso distrarre un solo secondo. Se al momento della chiusura giornaliera mancano soldi ce li rimetto io;
- lavoro in un ambito disciplinato da normative di vario livello e quindi devo sempre essere attenta che ogni mia operazione sia trasparente e consentita.
Ricordo che i primi mesi di lavoro tornavo a casa sfinita dalla tensione.
Ora, fortunatamente, ho imparato a gestirmi meglio e vorrei condividere con voi i miei “segreti”:
- dovendo lavorare con molti oggetti, tengo accanto a me solo lo stretto indispensabile in modo da potermi muovere con più facilità. A fine giornata, ogni cosa poi torna al proprio posto, per poter ripartire più serenamente il giorno successivo;
- ho rinunciato a fare affidamento sulla mia memoria. Per ogni richiesta che mi arriva dai clienti ho 3 alternative:
- se è urgente e se ne ho la possibilità, la eseguo subito;
- se devo eseguirla in giornata, mi scrivo cosa devo fare su un biglietto che tengo accanto alla tastiera del PC finché non la porto a termine;
- se devo eseguirla entro una scadenza futura, prendo un appunto e lo metto alla data corrispondente nell’apposito scadenzario che tengo sulla scrivania.
- sapendo di avere scritto tutto ciò che devo ricordare, la mia mente è libera di concentrarsi solo sull’operazione che sto svolgendo in quel momento, riducendo in questo modo la possibilità di fare errori;
- cerco la collaborazione dei miei colleghi. Purtroppo non è così semplice e scontato. Negli ultimi anni ho lavorato in diverse filiali dove ho trovato colleghi più o meno disponibili. In questo periodo, ho la fortuna di essere in una filiale in cui ci sono persone meravigliose sempre pronte ad aiutare;
- sfrutto i momenti tranquilli per portarmi avanti – magari stampando dei moduli che so che mi serviranno nei giorni successivi – oppure per archiviare e fare ordine accanto a me.
Ogni mestiere ha le proprie caratteristiche e le proprie necessità organizzative. Queste sono le mie; quali sono le vostre? ^_^
