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Migliorare la gestione del proprio tempo con la matrice di Eisenhower

Pubblicato da Nuove Abitudini4 commenti

Se anche voi – come succedeva spesso a me – arrivate a sera con la sensazione di aver corso per tutto il giorno senza aver concluso nulla, nonostante liste su liste di cose da fare, forse avete bisogno della matrice di Eisenhower.

Questa matrice è uno strumento semplicissimo, che permette di suddividere le attività da fare in base alla loro importanza e alla loro urgenza.

La matrice si divide in 4 riquadri:

matrice eisenhower gestione del tempo

 

Nel primo riquadro si possono mettere tutte le attività importanti e urgenti da fare subito: ad esempio quando sono le 6 del pomeriggio e dobbiamo ancora decidere cosa cucinare per cena.

Queste sono le attività che ci causano la maggior quantità di stress perché sappiamo che dobbiamo farle (sono importanti) e che abbiamo poco tempo per farle (sono urgenti).

Nel secondo riquadro vanno invece tutte le attività importanti ma non urgenti e che quindi abbiamo la possibilità di pianificare: ad esempio la domenica sera programmare il menù per tutta la settimana successiva.

Queste sono le attività che tendiamo a rimandare, perché sono sì importanti, ma non sono urgenti (quindi è facile non trovare la motivazione).

Al tempo stesso però, sono anche le attività che se svolte con regolarità ci permettono di non finire nel primo riquadro che – come dicevo – è sempre causa di stress.

Nel terzo riquadro mettiamo invece tutte le attività che non sono importanti, ma che sono urgenti: ad esempio telefonare alla nonna per chiederle se vuole unirsi per la cena.

È urgente perché manca poco all’ora di cena, ma non è importante (nel senso che non è importante che siamo proprio noi a farlo), quindi queste sono le attività da delegare. Quindi può telefonare alla nonna nostro figlio o nostro marito.

Infine, nel quarto riquadro rientrano tutte quelle attività che non sono né importanti né urgenti, come ad esempio guardare i video di gattini su Facebook.

Certo, tutti abbiamo bisogno dei nostri momenti di svago e di relax, ma quelle del quarto riquadro sono le attività da evitare quando ci sono altri compiti più importanti e più urgenti da portare a termine.

Insomma, il segreto per una gestione ottimale del tempo sta nel cercare di:

  • dedicarsi alle attività del secondo riquadro,
  • cercando di non finire nel primo,
  • delegando tutto ciò che sta nel terzo,
  • evitando il quarto (almeno finché non si è terminato il resto).

Io cerco sempre di vivere le mie giornate seguendo queste semplici regolette…e voi? In che riquadro trascorrete la maggior parte del vostro tempo? ^_^

 

Utilizzare l’agenda per non procrastinare

Pubblicato da Nuove Abitudini11 commenti

 

Ci sono compiti che non avremmo mai voglia di portare a termine e anzi, nemmeno di cominciare: prendere appuntamento dal dentista, scrivere quella noiosissima relazione, ripulire il garage, ecc.

Le cause della tendenza a procrastinare sono numerose, ma molte sono anche le soluzioni.

Sicuramente, in questo senso la nostra agenda è un preziosissimo alleato: qualsiasi sia l’incombenza che stiamo continuando a rimandare, prendiamo la nostra agenda e scriviamola tra le cose da fare domani:

  1. Compatibilmente con il resto dei nostri impegni, cerchiamo di fissare il nostro lavoro in agenda già al mattino, così poi ci saremo levati il pensiero per il resto della giornata;
  2. Segnare le cose da fare e metterle nero su bianco ci mette faccia a faccia con la realtà. Inutile far finta di non vederle, ci si presenteranno sotto gli occhi ogni volta che dobbiamo consultare la nostra agenda;
  3. Se quello che dobbiamo affrontare è un compito molto lungo (ad esempio scrivere una relazione), appuntiamoci in agenda quello che è il primo passo da fare (ad esempio cercare materiale online su l’argomento che dobbiamo trattare): mentalmente, sarà più facile affrontare l’idea di avere un solo piccolo compito da portare avanti. Poi, ci segneremo in agenda il passo successivo per il giorno seguente;
  4. Una volta eseguito il nostro compito sarà una grandissima soddisfazione poterlo finalmente depennare ^_^

Allora, quale sarà la cosa che rimandate da tempo e che segnerete sulla vostra agenda?

Io devo telefonare alla pediatra… 😛

Organizzare l’agenda

Pubblicato da Nuove Abitudini10 commenti

Dopo aver tanto decantato i vantaggi dell’agenda digitale, da qualche mese sono tornata all’agenda cartacea. Lo so, è irrazionale, ma al cuore non si comanda: per me, il fascino di carta e penna, rimane irresistibile.

Vi racconto allora come l’ho organizzata per renderla il più efficiente possibile:

  • ho scelto un’agenda piccola (formato pocket) in modo tale che ci stia comodamente in borsa e io possa averla sempre con me;
  • ho optato per un’agenda unica, su cui segno tutto ciò che ha a che fare con lavoro, casa, famiglia, blog, professional organaizing, ecc…;
  • ho diviso ogni pagina in 2: a sinistra i “doveri”, a destra i “piaceri”;
  • uso una penna a 4 colori: a ogni colore corrisponde una categoria di di impegni (verde per ciò che riguarda la casa, rosa per ciò che riguarda il blog, ecc.);
  • segno a matita gli impegni che mi interessa ricordare, ma per i quali non devo fare nulla in maniera attiva (ad esempio se mio figlio va in biblioteca con la scuola);
  • scrivo spesso utilizzando sigle e abbreviazioni, per risparmiare spazio e perché mi sembra di tutelare un po’ di più la mia privacy se dovessi perdere la mia agenda;
  • metto un quadratino accanto a ogni impegno, per poter segnare con una X quando l’ho portato a termine;
  • ogni mattina strappo via e getto la giornata terminata: alleggerendo l’agenda, alleggerisco anche la mia vita! 😊

 

organizzare l'agenda

metodo kanban

Organizzare le giornate in maniera semplice (+stampabile)

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Il metodo Kanban è stato elaborato dal giapponese Taiichi Ono per migliorare la produttività dell’azienda che dirigeva negli anni ’70: la Toyota.

Se applicato alla catena di produzione di una fabbrica, il metodo più diventare uno schema complicatissimo, interpretabile solo dagli addetti ai lavori.

Tuttavia, noi comuni mortali – per organizzare le nostre giornate – possiamo adottarne una versione molto alleggerita, costituita da una semplice lavagnetta suddivisa in 3 colonne:

  • nella prima colonna vanno le attività che dobbiamo svolgere;
  • nella seconda quelle che sono in corso d’opera;
  • nella terza quelle che abbiamo portato a termine.

Come si usa quindi il Kanban?

Ogni mattina – o meglio ancora la sera precedente – compiliamo un bigliettino per ogni compito che dobbiamo svolgere in giornata e lo appiccichiamo nella prima colonna.

Ad ogni membro della famiglia possiamo assegnare un colore diverso, così sappiamo anche chi deve fare cosa.

Il gioco consiste poi nel riuscire a completare le proprie mansioni spostando i bigliettini verso destra, magari in una sfida divertente tra i componenti della famiglia: “chi riesce per primo a portare tutti i propri bigliettini nella colonna di destra?”

Applicato in questo modo, il metodo è davvero molto semplice, efficace e comodo anche per chi non riesce a tenere un’agenda o un calendario. ^_^

 

 – METODO KANBAN STAMPABILE –

METODO KANBAN

non ho tempo

“Non ho tempo”…ma sarà vero? (+ stampabile)

Pubblicato da Nuove Abitudini4 commenti

Ci lamentiamo spesso di non aver tempo: “non ho tempo per fare questo….”, “non ho tempo per occuparmi di quello…” ecc.

Ma ci siamo mai preoccupati di capire come lo spendiamo il tempo che abbiamo?

Magari lo stiamo solo sprecando….

Ecco allora come fare:

  1. Cercate di capire quali sono gli ambiti di vita per voi importanti, quelli che vi rendono più felici e che vi danno maggiore soddisfazione: la famiglia? la cura della casa? la carriera? l’attività fisica? il divertimento personale? Prendetevi del tempo per pensarci…
  2. Per almeno una settimana tenete traccia di come trascorrete le vostre 24 ore quotidiane: assegnate a ciascun tipo di attività un colore (ad esempio il tempo passato in famiglia in rosso, il tempo dedicato alla cura della casa in verde, ecc.)
  3. Al termine della settimana verificate che ci sia una maggioranza di colori corrispondenti alle attività che avete scelto al punto 1.
  4. Se così non fosse, significa che state sprecando il vostro tempo in cose che non sono poi così fondamentali per voi (magari passate troppo tempo davanti alla TV, oppure sui social…)

Io sto tenendo segnata questa settimana, per me “anomala” perché i primi 3 giorni sono stati di ferie. Con questo sistema, mi è saltato all’occhio che:

  • mercoledì non ho dedicato tempo alla mia attività da Professional Organizer (in arancione) e quindi questa mattina mi sono svegliata presto per recuperare prima di andare al lavoro;
  • ho trascurato l’attività fisica (in giallo) e dunque mi sono già “prenotata” un’ora da fare per oggi pomeriggio.

E voi?

Come trascorrete le vostre giornate? ^_^

Volete provare a segnarvelo? Qui il planner da stampare:

 

– STAMPABILE GIORNATA –

PLANNER STAMPABILE GIORNATA